¿La automatización de procesos es el futuro de las startups?

¿La automatización de procesos es el futuro de las startups?
Foto: Pexels

La automatización es diseñar procesos con el fin de usar la capacidad de los sistemas tecnológicos para realizar determinadas tareas. ¿Qué ventajas ofrece a las startups?

La Asociación de Capital Semilla y Emprendedor proyectó que la inversión de startups peruanas cerraría el 2021 en US$ 100 millones, es decir, el doble de lo que se invirtió en 2020.

LEE: Edtech: Las 10 startups educativas más prometedoras del Perú

Gran parte del crecimiento de startups se debe a la automatización de procesos, algo que ya practica Leasein, la startup que alquila laptops en el Perú.

Según Rosario Lindo, Project Owner de la compañía, Leasein ha logrado automatizar, entre otras cosas, el proceso de revisión de CVs mediante el proyecto Malla.

La utilización de software de inteligencia artificial y lectura de caracteres, ha permitido filtrar por calidad y keywords a los postulantes y así disminuir en un 80 % el tiempo destinado a esta actividad.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización es diseñar procesos con el fin de usar la capacidad de los sistemas tecnológicos para realizar determinadas tareas anteriormente elaboradas por seres humanos.

De esta forma, pueden ser controladas y corregidas. De esta manera, se pueden reducir los costos de las empresas, y el número de personal, así como acelerar el tiempo de ejecución de las actividades y sustituir los procesos manuales con aplicaciones de software.

¿Cuáles son las ventajas de optar por la automatización?
Reducción de gastos

Cada empresa debe velar por aumentar su rentabilidad y para conseguirla debe plantear bien dónde debe hacer la reducción de costos.

El instalar un software de automatización es un enfoque más inteligente para reducir gastos ya que la mayoría de los servidores modernos tienen un costo operativo bajo, y el costo total de propiedad ha disminuido.

Minimizar errores humanos

Tener un sistema automatizado que realice funciones que son ejecutadas de manera confiable por el software de automatización hace que los errores se reduzcan y, algunas veces, hasta desaparezcan.

Ayuda a tomar decisiones

La toma de decisiones será más rápida y certera debido a que se dispondrá de la información con mayor rapidez. De esta manera, el personal tendrá más tiempo para analizar un problema, en vez de realizar tareas tediosas y manuales.

Identificación de tareas que no aportan valor o se repiten

Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no sean olvidados ni se ejecuten fuera de tiempo, que los datos que se ingresen sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento que se sea necesario.

Obtención de métricas y KPIs

Los Key Performance Indicator(KPIs) o Indicadores Clave de Desempeño son métricas o indicadores clave de negocio que te arrojan información útil y valiosa para la toma de decisiones.

Las cuatro fases de la automatización de procesos
1. Procesos manuales

Gracias a la digitalización casi ya no existen demasiadas empresas que operen en forma completamente manual, pero la mayoría todavía se aferra a esta primera etapa en ciertas áreas. 

Al aplicar la automatización en tu empresa, liberas a tus empleados para que se dediquen a trabajar en proyectos más importantes. Ser capaces de programar tareas, significa que esas tareas pueden ser realizadas en cualquier momento sin necesidad de supervisión humana.

La mayoría de las empresas logran darse cuenta de esto y avanzan a la siguiente etapa: scripting. 

2. Desarrollo de scripts manuales y soluciones internas

Esta es la etapa donde las empresas se dan cuenta que algunas tareas deben ser automatizadas y optan por la creación de scripts personalizados. Sin embargo, realizar esta acción es riesgosa debido a que los scripts manuales no son confiables.

En caso de que el script falle, no cuenta con un control integrado de errores y no existe un equipo de soporte listo para resolver sus problemas. Por ello, las soluciones caseras de automatización son más costosas de lo que uno cree.

3. Soluciones fragmentadas y dispares

La tercera etapa es que las empresas comienzan a utilizar herramientas de automatización sólidas y confiables como Cron (planificador de tareas de UNIX) y Windows Task Scheduler (planificador de tareas en servidores Windows).

Hay algunos casos donde las empresas que se encuentran en esta etapa ya han invertido en un planificador de tareas empresarial para cumplir con sus necesidades; sin embargo, no han alcanzado el máximo potencial de la automatización.

4. Se consolida la planificación de tareas empresariales

Para esta última etapa, las empresas cuentan con una herramienta de planificación de tareas empresarial y la utiliza para automatizar procesos a través de todos los sistemas y aplicaciones dentro de del negocio.

Contar con una herramienta integral de automatización de cargas de trabajo, tendrá una preocupación menos debido a que el planificador de tareas monitoreará las tareas críticas y le enviará una notificación si alguna tarea demora más o falla.

De esta manera, habrá un ahorro de tiempo y sus empleados tendrán más tiempo libre, para encontrar nuevas y mejores formas de automatizar procesos en su empresa.

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Pasos para implementar la automatización en tu startup
1. Recopilación de procesos

Como líder de la empresa, el primer paso es analizar el punto de partida en el que se encuentra tu startup respecto a los procesos que realiza.

Tendrás que responder preguntas como qué fases tienen, cuántas personas intervienen, qué tareas se realizan; y luego plantear qué procesos se automatizarán.

2. Elección de los que se busca automatiza

En esta fase hay que tener mucho cuidado porque una mala elección puede hacer que la implantación de la automatización no funcione correctamente.

Es muy importante analizar los procesos como las tareas muy repetitivas, por ejemplo: la facturación de la empresa que es una tarea que se realiza todos los meses.

También en los que cometer un error suponga un riesgo para la empresa. Y, por último, qué procesos son importantes para la toma de decisiones de la empresa.

3. Plantear objetivos

Como CEO de un startup, te debes preguntar qué quieres lograr en tu empresa con la automatización de procesos. Por este motivo, el objetivo debe ser realista y medible para que se pueda comparar con los resultados de la implantación.

4. Elegir la tecnología

Escoger la tecnología adecuada para tu startup puede ser clave para que alcances tus objetivos. Ello dependerá del rubro de cada empresa y del departamento que necesite la automatización.

5. Medir tu progreso

Debes establecer un corto o largo plazo en el tiempo para luego medir los resultados que has logrado en cada proceso automatizado y comprarlos con las metas que te habías trazado.

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