Pasos para tener reuniones virtuales más efectivas

Pasos para tener reuniones virtuales más efectivas
Foto: Pexels

Estas son algunas estrategias para lograr una mayor productividad en las reuniones virtuales entre colegas y clientes de la organización.

En los últimos dos años la mayoría de nuestras conversaciones de trabajo se han movido a internet, debido a que se tuvo que dejar de lado la presencialidad como medida de prevención.

Si bien los tiempos de reunión han aumentado un 10%, las investigaciones muestran que la mayoría de estas en realidad disminuyen la productividad de los empleados, indica Shyamali Rathore, entrenadora de liderazgo y facilitadora para la red de CEO más grande del mundo, YPO, en un artículo publicado por Gestión.

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La investigación también muestra que la responsabilidad recae con mayor frecuencia en los gerentes primerizos, que tienden a celebrar demasiadas reuniones que generalmente son improductivas.

Dicho esto, aquí van algunas recomendaciones para lograr reuniones virtuales efectivas.

1. Realizar controles previos a la reunión

Primero se deberá definir la agenda antes de realizarla reunión. Hay que darse un tiempo para pensar en lo que se quiere lograr.

Piensa en alguna de estas preguntas: ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Cómo sería un resultado exitoso? ¿Quién necesita estar en la sala para alcanzar ese resultado?

Una vez que estés listo distribuye la agenda y cualquier trabajo previo, junto con la invitación virtual, mucho antes de la fecha de la reunión.

Segundo, deberás revisar tus aparatos tecnológicos y conexiones a internet. Cuanto más fluidas sean tus conexiones tecnológicas más ágil será la reunión.

2. Durante la reunión

Muestra tu lado humano. Si no todos están familiarizados entre sí, o si el equipo se está reuniendo con alguna parte interesada por primera vez, utiliza los primeros minutos para las presentaciones.

Como anfitrión, puedes tomar la iniciativa en estas conversaciones y comenzar contigo mismo.

Establece un protocolo para todos los ponentes de la reunión. Inicia la llamada con una o dos reglas básicas para todos los asistentes, de modo que todos tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin interrumpir o hablar unos sobre otros.

Estructura tus pensamientos. Para brindar información de manera más efectiva, integra pausas mentales en tu discurso o presentación, para permitir que los oyentes proceso en tus palabras y comprenda mejor su significado.

En los últimos dos minutos de la reunión, comparte un resumen conciso de los próximos pasos y cómo planeas realizar un seguimiento de los resultados o entregables discutidos en la reunión.

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3. Después de la reunión

Comparte los próximos pasos. Durante la reunión, tú o un colega deberían haber tomado notas, escrito las ideas o los comentarios más importantes, incluidos los próximos pasos. Una vez finalizada la reunión, tómate unos minutos para organizar tus notas y enviarlas al equipo por correo electrónico o cualquier otro medio.

Practica la autoreflexión. Reflexiona sobre cómo resultó la reunión. Pregúntate: ¿Qué salió bien? ¿Qué no salió bien? ¿Cuál fue el aprendizaje fue para mí como anfitrión de la reunión? ¿Qué me gustaría ser diferente la próxima vez?

Esto te ayudará a convertirte en un presentador más productivo, además aportarás más dirección y claridad a todas las reuniones que dirijas.

Vía: Gestión

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