Cinco preguntas que debes hacerte antes de mandar un E-mail

Redacción PQS
Lee estos tips para asegurarte que tu e-mail tenga todo lo que necesita. ¿Cómo podemos lograr que la empresa o persona que recibe el correo lo abra o muestre un interés en respondernos?
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Lee estos tips para asegurarte que tu e-mail tenga todo lo que necesita. ¿Cómo podemos lograr que la empresa o persona que recibe el correo lo abra o muestre un interés en respondernos?

Diariamente recibimos decenas de correos electrónicos o emails, muchos de los cuales ni siquiera los abrimos. A pesar de que pueden ser importantes para la persona que lo envía, nosotros no mostramos el interés que debería.

En el caso, que seamos nosotros los que estamos enviando un mensaje, ¿cómo podemos lograr que la empresa o persona que recibe el correo lo abra o muestre un interés en respondernos?

1. ¿Qué correo usarás?

Vital para ser tomado en serio. Si quieres cerrar un contrato, conseguir una entrevista laboral o conseguir un nuevo cliente para la empresa, olvídate de usar tu correo metallica_666@xxxmail.com o tuChamakitahGrone_2009@latinmail.com. Jesús Veliz, periodista especializado en Tecnología, aconseja también usar una misma marca que te permita posicionarte en el mundo digital con mayor facilidad y fortalecer tu reputación online

2. ¿Qué dice el Asunto?

Lo primero que miras al recibir un correo es el nombre del remitente y el Asunto, que es esa descripción a modo de título que muchas veces dice ‘Consulta’ o ‘Buenos días’. Si necesitas que alguien lea tu correo trata de colocar una frase más ‘jaladora’, inclusive agregando quién eres. Por ejemplo, si escribes a tu profesor, coloca: ‘Alumno UDEP/PUCP/USMP/…: Trabajo final VI ciclo’. También puedes colocar un Asunto que destaque tu actual cargo y la razón del mail: ‘Gerente Restaurante: Solicito Reunión’, o pidiendo una solución a un reclamo: ‘Urgente: Mal servicio en cafetería’. Pocas palabras pueden generar más impacto.

3. ¿Qué digo al comienzo?

Según el cargo que ocupes en una empresa, puedes llegar a recibir entre 10 y 30 correos por día (los de ventas suelen recibir muchos más). Por ello, lo que coloques al inicio del mail es muy importante. Define qué es lo que quieres comunicar en la primera línea: ‘eres un profesional de tantos años de experiencia, que busca una oportunidad laboral’; o ‘un activista social con una gran idea para promover el cuidado del medio ambiente, no deseas dinero sino un respaldo de marca’, etc. Lo primero que digas puede hacer la diferencia entre un correo respondido o una espera en vano.

4. ¿Qué ofreces? vs ¿qué quieres?

Por lo general, todos escriben para pedir algo: una solución, una cooperación, una reunión, etc. Por ello, si tú vas a mandar un correo, piensa qué es lo que gana la otra persona atendiéndote. Por ejemplo: ‘Espero que podamos reunirnos para compartir puntos de vista sobre el sector en el que nos encontramos. Lo invitamos a una cena de trabajo el día xx’, ‘Estoy buscando una cita con usted para presentarle los productos que ofrecemos en la empresa de Catering. La reunión no tendrá ningún costo y podrá probar, junto a su personal, nuestra carta de bocaditos’.

5. ¿Cómo te contactarán después?

Al cerrar tu correo no es necesario que te despidas con el tradicional: ‘Sinceramente suyo’ o ‘Mis mejores deseos para usted’. Bastará con un ‘Muchas gracias por su atención. Quedo atento a sus comentarios.‘ y siempre colocar un correo personal, el número de teléfono que más usas, cuentas en redes sociales para que te conozcan más, y algún otro canal que utilices para que se contacten contigo de forma más rápida.

Recomendación: Mira este artículo sobre Las 10 claves para redactar una buena carta de negocios.

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