Redactar cartas de negocios, enviadas por correo tradicional o por vía electrónica, es clave para los nuevos empresarios. Una carta mal redactada puede significar un cliente menos, mientras que un texto “limpio” de errores (de fondo y forma), demuestra profesionalidad y causa una buena impresión.
PQS.pe ha revisado varios manuales al respecto y les presenta un resumen de diez puntos que debes tomar en cuenta de todas maneras al momento de redactar una comunicación de negocios.
1) Ante todo, el empresario debe redactar el nombre y los apellidos del destinatario correctamente. El cargo de este último y la empresa en la que trabaja también deben figurar.
2) Tiene, además, que identificarse a cabalidad. Su nombre, apellidos y cargo deben figurar en la carta, así como el nombre de su empresa.
3) La manera de dirigirse al destinatario, que puede ser un cliente o un proveedor, debe ser formal. Es decir, debe tratársele de usted y no de tú. Empezar con un ‘Estimado señor tal’ nunca está de más.
4) El mensaje contenido en la carta debe ser corto, conciso, ir al grano. El destinatario es un empresario también, y a los empresarios no les sobra el tiempo.
5) Las palabras utilizadas para comunicar el mensaje deben ser sencillas, de uso común. Utilizar palabras rebuscadas puede parecerle pretensioso al destinatario o puede causarle molestias si es que no conoce el significado de estas. También evite usar palabras todas en mayúsculas, ya que puede tomarse como si estuviera alzando la voz.
6) No pueden haber errores ortográficos ni de sintaxis. Por eso es recomendable que más de una persona revise la carta antes de que sea enviada.
7) En el caso de correos electrónicos, la fecha de redacción, que debe ser la misma que la fecha de envío, debe figurar en la carta.
8) La tinta utilizada para redactar debe ser negra. Otros colores pueden causar una mala impresión.
9) El empresario no debe olvidar despedirse. Un ‘Atentamente’, con su nombre, apellidos y firma, será suficiente.
10) Sus números telefónicos y la dirección de la empresa, para ubicarlo, deben figurar en la carta. El membrete de la empresa tampoco debe faltar (es preferible que siempre se ubique en la parte superior de la hoja y sea a colores).
