Negocios: ¿Por qué es importante tener un adecuado plan de gestión de compras?

Negocios: ¿Por qué es importante tener un adecuado plan de gestión de compras?
Foto referencial: Pexels

Un plan de gestión de compras es un documento que se utiliza para administrar el proceso de búsqueda y selección de un proveedor. ¿Cómo hacer uno?

Este es el ya conocido caso de un empresario de Gamarra que debe producir cierta cantidad de prendas de vestir para cumplir con tres pedidos importantes. Sin embargo, acaba de ser informado por sus colaboradores que los insumos indispensables (telas, hilos, cierres, etcétera) están por acabarse.

Cuando nuestro empresario hizo un requerimiento de urgencia a su proveedor, se dio con la sorpresa que los precios se habían elevado, entre otras muchas razones, porque éste no contaba con los insumos que le pedían y tenía que salir a comprarlos de emergencia.

La falta de seriedad de su proveedor obligó a este empresario a tener que reajustar en el último minuto sus costos de producción, sin que pudiera variar el precio final pactado con los clientes.

El epílogo de esta historia fue la reducción significativa, en el último minuto, de los márgenes de ganancia de nuestro emprendedor. En conclusión: perdió una gran oportunidad de hacer un negocio realmente provechoso, por no tener un plan de gestión de adquisiciones.

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¿Qué es un plan de gestión de compras?

Un plan de gestión de compras (también llamado plan de gestión de adquisiciones), es un documento que se utiliza para administrar el proceso de búsqueda y selección de un proveedor, desde la identificación de los requisitos hasta la contratación.  

Este plan tiene como objetivo principal aumentar la eficiencia, la eficacia y la transparencia del proceso de adquisiciones que realiza una empresa.

Se trata de un documento en el cual se describe cómo se obtendrán los productos o servicios que requiere una empresa para operar, específicamente cuando existe un proyecto en marcha. Pero también define la forma cómo se va a gestionar a los proveedores.

El plan de gestión de compras incluye los tipos de contratos que se utilizarán, las fechas estipuladas de entrega o implementación de los productos o servicios contratados, los tipos de métricas que se utilizarán para evaluar el desempeño del proveedor y una explicación de cómo será el proceso de compra realizado.

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Beneficios de un plan de gestión de compras

La creación de un plan de gestión de compras tiene un efecto positivo, porque ayuda a las empresas a evitar sorpresas desagradables; y tener que enfrentar situaciones perjudiciales de última hora, como lo ocurrió a nuestro empresario de Gamarra.

El plan de gestión de compras es un elemento clave para los empresarios, porque favorece la toma de decisiones respecto a qué insumo se debe comprar, cuál es el momento más oportuno para hacerlo y quién es el proveedor más adecuado para nuestros objetivos.

Pero, lo que es más importante, también proporciona información relevante respecto a si un determinado proyecto tiene requisitos y expectativas realistas que harán posible su viabilidad; y respecto a si será posible cumplir el cronograma previsto.

¿Qué debe incluir un buen plan de gestión de compras?

De acuerdo con artículos especializados, un adecuado plan de gestión de compras consta de los siguientes elementos.

-Una identificación del tipo de contrato que se utilizará para hacer viable la operación.

– La explicación pormenorizada respecto a las métricas por las cuales se evaluará el desempeño del proveedor.

-La definición de las fechas previstas de entrega o implementación de los productos o servicios que ofrece la empresa.

-La selección de los estándares organizacionales que se deben cumplir.

-El número de proveedores que estarán involucrados, a lo cual se deberá añadir una explicación del tipo de gestión.

– Una explicación de cómo la compra de nuevos productos o servicios afectará las restricciones del plan del proyecto.

– Los plazos de entrega con el cronograma del proyecto.

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¿Cómo se hace un plan de gestión de compras?

Para crear un adecuado plan de gestión de compras deberemos seguir los siguientes pasos:

.La descripción general. Como su nombre lo indica, en esta fase debemos incluir toda la información relativa a los pasos que se deberán seguir para adquirir los  productos o servicios de un proveedor, así como los elementos previstos para la administración del proceso.

La identificación de roles y responsabilidades. Que implica la elección de las personas que se encargan de llevar adelante el proceso, y las partes interesadas que serán afectadas por el proyecto.

La identificación de las necesidades y requisitos de adquisición. Esto implica describir los productos o servicios que la empresa busca comprar, así como la justificación sobre la que se fundamenta el hecho de haber elegido a un determinado proveedor para que se encargue del suministro.

La definición del cronograma. Esto consiste en determinar el periodo en el cual se requerirán el suministro de los productos o servicios. La inclusión de esta sección ayuda a los equipos de proyecto a comprender mejor cuándo debe iniciarse el proceso de adquisición y cuándo debe completarse, indican los expertos.

La definición de los procesos de aprobación de cambios. Incluye una explicación sobre la manera cómo se va a garantizar que los cambios sean necesarios, comprendidos y aprobados por todas las personas adecuadas.

La definición de las técnicas de gestión de proveedores. Con este componente del plan de gestión de compra se busca asegurar que los proveedores cumplan con entregar los productos o servicios solicitados, bajo los parámetros de calidad y oportunidad previstos.

La definición de la jurisdicción legal pertinente. Esto incluye determinar cuáles son las condiciones legales para garantizar el cumplimiento de las normas vigentes, no solo por parte del proveedor sino, también, en el caso de la empresa.

La identificación de los métodos de pago. En esta etapa del plan de gestión de compras es necesario determinar la periodicidad con que se van a efectuar los pagos correspondientes.

-Una explicación sobre los procesos de gestión de riesgos. Estos están referidos tanto al tipo de contrato establecido con un proveedor, como a las políticas y procedimientos descritos en los mismos, los procesos de revisión y aprobación de requisitos, entre otros factores.

La identificación de las restricciones y limitaciones del proyecto. Estas pueden referirse a problemas de programación, legal, presupuestal, intereses externos, geográficos, de seguridad, normas y especificaciones y a beneficios en la planificación de compras.

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