¿Por qué es necesario asesorarse antes de comprar un software empresarial?

¿Por qué es necesario asesorarse antes de comprar un software empresarial?
Foto: Pexels

No se trata de adquirir el mejor software del mundo, sino el que necesita tanto nuestra empresa como nuestros clientes.

Este es el caso de un emprendedor con un negocio altamente rentable. Como quiera que sus ventas han crecido y también su clientela, decidió comprar un software para digitalizar todos sus procesos. Pagó por la adquisición del programa porque alguien le dijo que era bueno y además tenía un precio bajo en comparación con otros.

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El caso es que los representantes de la empresa a la que le compró el software no le dijeron a nuestro emprendedor que el mismo era un programa “enlatado”, es decir, no se podía modificar de acuerdo a los requerimientos de su negocio. Tampoco se le informó que el mantenimiento del programa y las actualizaciones lo obligaban al pago de otros montos adicionales.

En conclusión, el software adquirido por este emprendedor no se ajustaba a la actividad de su negocio y, por ello, el resultado fue: pérdida de dinero, pérdida de tiempo, reclamos y muchos malos ratos. Hoy, el dichoso programa permanece inactivo.

¿Qué se debe tener en cuenta si se va a comprar un software?

Casos como el de este emprendedor ocurren cada rato. El problema es que algunos empresarios -motivados por el entusiasmo- compran softwares sin tener en cuenta los tres principios básicos que deben primar en este tipo de adquisiciones:

  1. Que el programa a ser adquirido se ajuste a las necesidades de la empresa y no al revés.
  2. Buscar la asesoría de un profesional para que lo oriente respecto a la conveniencia de comprar o no el software empresarial que escogió.
  3. Recordar que en sistemas no siempre lo barato es lo más recomendable.

Una recomendación básica implica tener siempre en cuenta que no se trata de adquirir el mejor software del mundo, sino el que necesita tanto nuestra empresa como nuestros clientes.

La observancia de este principio evitará que tomemos decisiones basadas solo en el precio o las recomendaciones de amigos, familiares, socios u otros emprendedores.

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Errores que se deben evitar si se va a adquirir software

Por ello hemos enumerado los errores más comunes en los que incurren ciertos empresarios, cuando adquieren programas para digitalizar sus empresas sin pedir la asesoría de los especialistas:

  • Primer error: adquirir programas con un rendimiento inadecuado o pobre que no favorece la operatividad de la empresa. Comprar programas con esas características genera múltiples problemas, entre ellos, la pérdida de control sobre el inventario o el registro de las ventas.
  • Segundo error: comprar programas demasiado complicados de utilizar, que no facilitan el desarrollo de todos los procesos de un negocio y generan la pérdida de tiempo en la capacitación del personal.
  • Tercer error: comprar un software inadecuado para las nuevas necesidades u objetivos de la empresa. En el corto plazo dicho programa quedará en desuso.
  • Cuarto error: falta de soporte técnico. Este es un punto clave para decidirse por uno u otro sistema; puesto que no solo pueden surgir problemas en el uso de una plataforma, sino que también hay que resolver migraciones a nuevas versiones o aplicar adecuaciones, advierten los profesionales en informática.
  • Quinto error: adquirir un software obsoleto. Ello originará que el programa quede desactualizado rápidamente, debido principalmente a los cambios imprevistos en el hardware de soporte, la aparición de nuevas aplicaciones o por la falta de ajustes para adecuarlo a las normas vigentes.

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