Seis tips para ser una secretaria eficiente

Redacción PQS
Hoy se celebra el Día de la Secretaria. Su trabajo es muy importante para el éxito de una organización y su eficiencia depende de qué tan organizadas sean. ¿Cómo lograrlo? Entérate a continuación.
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Hoy se celebra el Día de la Secretaria. Su trabajo es muy importante para el éxito de una organización y su eficiencia depende de qué tan organizadas sean. ¿Cómo lograrlo? Entérate a continuación.

Amigo lector, hoy se celebra el Día de la Secretaria, como un motivo para distinguir la labor que hacen estas profesionales detrás de un escritorio, que se desempeñan en empresas privadas y públicas. Su trabajo es muy importante para el éxito de una organización y su eficiencia depende de qué tan organizadas sean. ¿Cómo lograrlo? Entérate a continuación.

>LEE: Facebook: cómo usarlo para avanzar en tu profesión

¿Eres secretaria? Sigue los siguientes consejos para desenvolverte con eficiencia en tu trabajo:
 

1. Conoce el horario

Familiarízate con el horario de tu jefe, el tuyo o el de los otros miembros de la organización. Mira ese horario cada cierto tiempo para que puedas ahorrar minutos a la hora de pactar citas y evites programar dos eventos al mismo tiempo o cometer otros errores.

Mantén disponibles y abiertos los horarios y calendarios para consultarlos en la computadora o en tu teléfono celular en el momento que se requiera y puedas añadir unas citas de inmediato.


 

2. Aprende abreviaturas

Si tomas muchos apuntes a mano, aprende los diferentes tipos de abreviaturas y maneras para acelerar tu redacción.

Si no sueles tomar apuntes a mano con frecuencia o no quieres aprender las abreviaturas, haz una prueba de escribir en el teclado. Establece un minuto en un temporizador y trata de escribir un correo electrónico típico en tu celular, tableta o teclado de ordenador portátil.

Luego, cuenta la cantidad de palabras que escribiste en cada dispositivo. Finalmente, utiliza el dispositivo con mayor cantidad de palabras cuando tengas que tomar unos apuntes rápidos.
 


 

3. Utiliza la tecnología

Ten un planificador, un calendario y una lista de cosas por hacer y actualízalos regularmente. Mantelos a la vista y en lugares accesibles o ten varios que se puedan sincronizar juntos.

Puedes utilizar el calendario y el sistema de recordatorio de tu teléfono celular para hacer unas citas y recibir las notificaciones correspondientes. Te recomendamos probar apps como Wunderlist o Todoist para gestionar estas labores.

Además, comparte los documentos o inventarios con Google Docs y utiliza programas como Dropbox o Wetransfer para enviar archivos.
 


 

4. Etiqueta todo con colores

Acondiciona un sistema de etiquetas con colores para identificar los materiales en un vistazo. Asigna un color a cada proyecto, día, colaborador o lo que quieras para perfilar tu trabajo.

Utiliza unas pestañas de color, resaltadores o unas etiquetas para marcar los archivos, las bandejas y los cuadernos de apuntes para ubicar fácilmente la información correcta.

Muchas páginas web y aplicaciones móviles para correos electrónicos, calendarios y listas también te permiten asignar un color a cada artículo.
 


 

5. Sé eficiente y amigable por teléfono

Practica tu saludo y otra información importante o común que tengas que decir por teléfono. Ten en frente de ti una lista de las extensiones telefónicas de la oficina y ocúpate de memorizarlas para que puedas transferir rápidamente las llamadas.
 


 

6. Revisa tu gramática

Asegúrate de que cada formulario de comunicación escrita que envíes esté bien escrito y sin errores gramaticales o de puntuación. Tómate unos minutos para revisar los correos electrónicos, las agendas y otra correspondencia para verificar que todo esté correcto y así, ahorrar tiempo y la vergüenza de tener que emitir unas correcciones o responder los correos electrónicos de los destinatarios confundidos.

Te recomendamos activar la revisión ortográfica en las aplicaciones que utilices para los documentos, los inventarios y los correos electrónicos. 
 

 

Vía: wikihow.com

>LEE: Sigue estos tips para relanzar tu carrera profesional

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