Gestión documental: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas en un negocio? [Entrevista]

Carlos Guzmán
Gestión documental: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas en un negocio? [Entrevista]
Foto: Difusión

PQS conversó con Pamela Reynoso, jefa de Gestión Comercial de Exact, sobre por qué la gestión documental puede ser el sistema ideal para que las empresas tengan un manejo eficiente de la documentación que producen y reciben.

Ante la gran cantidad de información que producen y reciben las empresas hoy en día, se necesitan técnicas especializadas para poder administrar documentos de manera eficiente.

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Por eso PQS conversó con Pamela Reynoso, jefa de Gestión Comercial de Exact, sobre por qué la gestión documental puede ser el sistema ideal para que las empresas tengan un manejo eficiente de la documentación que producen y reciben.

¿Qué es la gestión documental y cuáles son sus ventajas?

La gestión documental consiste en la captura, gestión, almacenamiento y control del flujo de documentos dentro de una empresa.

Esta gestión trata de organizar los documentos físicos y digitales en una localización centralizada a la que los colaboradores puedan acceder de forma fácil y sencilla.

En cuanto a sus beneficios, van desde el ahorro de tiempo y costos para emplearlos en otras áreas de la empresa, aumento de la productividad, aumento de la rentabilidad, una mayor seguridad, ya que reduce el riesgo de pérdida o sustracción de información y un rápido y fácil acceso a la información.

¿Qué se necesita para llevar a cabo una gestión documental?

  • En primer lugar, se debe tener un registro y control de toda la información que recibe la empresa para tener un mapeo 100% confiable de lo que se recibido durante el tiempo establecido.

  • En segundo lugar, establecer políticas del ciclo de vida de un documento para conocer cuáles son realmente útiles y cuales se deben desechar. Esto con el fin de evitar la acumulación de papeles y el ahorro de espacio físico.

  • En tercer lugar, determinar la criticidad y privacidad de cada documento para lograr que llegue a las personas indicadas o evitar que sean destruidos por error.

  • Por último, implementar  un sistema de gestión documental permite ubicar de forma rápida y sencilla la información evitando buscar en un sinfín de carpetas o archivos
Foto: Difusión

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¿La gestión documental también es aplicable a las mypes?

La gestión de documentos es aplicable para cualquier tipo de empresa que reciba una cantidad mínima de información que lo lleve a administrar adecuadamente este activo.

Esto, porque independientemente del tamaño, casi todas las empresas necesitan tener políticas de registro y control de documentos, donde se sepa qué información se ha recibido, los remitentes, fechas límites de respuesta, fechas de salidas, etcétera.

Sin embargo, estos procedimientos mínimos recaen en manos de personal no calificado como personal de limpieza, seguridad, etcétera.

Todo esto, se traduce en pago de multas y penalidades, perdida o traspapeleo de los documentos

¿Por qué es importante la implementación de la gestión documental?

Cada vez más las empresas están reconociendo que tener una buena gestión de los documentos es un aspecto vital para mantener un alto estándar en cualquier tipo de negocio, permitiendo a los colaboradores un acceso rápido y transparente de la información tanto para uso interno como para situaciones de análisis y auditorias.

Es importante mencionar que las empresas que buscan estos servicios valoran mucho más los controles de seguridad para evitar la filtración de información, áreas de trabajo que cumplan con los requisitos mínimos de seguridad y la buena organización de los documentos

¿Cuáles son las ventajas de contar con una buena gestión documental?

Las ventajas que obtienen las empresas por implementar servicios de gestión de documentos van desde el aumento de la productividad en aproximadamente un 20% , reducción de costos en un 25%, aumento de la satisfacción de los clientes y la ayuda al negocio para lograr sus objetivos trazados.

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