Negocios: consejos para organizar con éxito los expedientes del personal

Negocios: consejos para organizar con éxito los expedientes del personal
Imagen: El Peruano

Existen una serie de técnicas para el manejo correcto de los expedientes del personal, a fin de evitar graves errores y omisiones. Aquí algunas recomendaciones.

Cuando la empresa de Esteban y Marcos empezó a crecer adquirió nuevas responsabilidades. Ahora todos sus procesos -que van desde la administración de recursos, producción y hasta ventas- se han tornado más complicados.

Por consiguiente, se requiere contratar a más personal porque en la actualidad el número de colaboradores es insuficiente. El problema con esta empresa reside en que su área de personal no está a la altura del nuevo desafío, en la medida que aplica un sistema arcaico y desordenado en lo que a los expedientes de los trabajadores respecta.

La pérdida de los contratos que en su oportunidad firmaron los trabajadores más antiguos, el registro manual y en papeles sueltos de las horas de ingreso y salida y los días trabajados efectivamente por el personal, así como información relevante extraviada, hace virtualmente imposible aplicar una política de descuentos por inasistencias y tardanzas, de bonificaciones por la labor bien realizada, así como el establecimiento de un horario rotativo efectivo.

Tampoco existe un registro de las llamadas de atención que, en su momento, se le formuló a ciertos trabajadores por las irresponsabilidades en las que incurrieron; y tampoco hay un archivo sobre los documentos de felicitación cursados a los mejores talentos.

Las cosas llegaron a un punto de ebullición, cuando se renovó automáticamente el contrato vencido de un trabajador que había cometido graves infracciones a lo largo del año, simplemente porque los responsables del área de personal nunca pudieron acceder a su legajo.

¿Qué hacer?

Para enfrentar este tipo de situaciones debemos partir por entender que el expediente de un trabajador es de trascendental importancia para las empresas, en la medida que constituye un respaldo necesario en caso de juicios laborales y, también, permite registrar información importante para los aumentos de sueldos, el otorgamiento de bonos y ascensos.

Existen una serie de técnicas para el manejo correcto de los legajos del personal. Aquí algunas recomendaciones.

-Información centralizada. Esto implica que toda la documentación de un trabajador debe estar archivada en una sola carpeta, ello facilitará el acceso inmediato a la información personal de ese colaborador.

-Asegúrese de elaborar expedientes a medida. La idea es que cada legajo contenga documentación que se ajuste la actividad específica que realiza cada trabajador.

-Actualice los datos del trabajador. Es necesario registrar en los expedientes personales de los trabajadores, si éstos cambiaron de número de teléfono o de dirección. También es necesario incorporar los títulos profesionales que obtuvo el trabajador después de su contratación.

-Nunca permita que un colaborador preste servicios sin contar con un contrato de trabajo. “Recuerde que toda relación laboral con el empleado debe quedar establecida en un documento, en el que se establezcan las condiciones de su trabajo y cuáles son las obligaciones por parte de la empresa”, indican los expertos.

-Registre la entrega de las herramientas de trabajo. En el legajo del trabajador debe incluirse especificaciones respecto a si se le entrego celulares, laptops o cualquier otro tipo de herramientas y equipos.

-Elabore una planilla horaria. A través de la misma deberá registrar los horarios de entrada y salida del trabajador, la cantidad de horas trabajadas, tardanzas e inasistencias justificadas e injustificadas y las vacaciones.

– Cree manuales de procedimientos y códigos de ética. Ponga en blanco y negro las reglas establecidas por la empresa que todo trabajador debe conocer.

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