¿Cómo realizar un correcto pago de utilidades?

Por Mauricio Matos, Gerente de Human Capital en EY Perú

La participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa es un derecho reconocido a nivel constitucional y su incumplimiento es considerado como una infracción grave, pasible de sanción por parte del Ministerio de Trabajo y Promoción al Empleo con multas que van de 3 a 50UIT´s dependiendo del número de trabajadores afectados.

> LEE: ¿Existe una guerra por el talento?

Los trabajadores pueden además reclamar su pago hasta 04 años después de concluido su vínculo laboral con la empresa obligada.

La participación en las utilidades se realiza a través de la distribución por parte de la empresa obligada de un porcentaje de su renta anual antes de impuestos. El monto de la participación en las utilidades se determina y paga en el mes de marzo de cada año, dado que es el momento en que las empresas presentan su declaración jurada anual del impuesto a la renta, y determinan formalmente si obtuvieron renta en el ejercicio gravable.

Nuestra recomendación es que este pago se realice incluso antes de la presentación de la declaración jurada anual, ya que el monto puede ser deducido como gasto en el ejercicio actual.

Si bien la empresa tiene 30 días para distribuir las utilidades a partir del vencimiento del plazo para la presentación de la DD.JJ., si la empresa reparte las utilidades luego de la declaración, el gasto para efectos de determinar la renta de 3era categoría sólo podría ser deducido en el año siguiente.

¿Mi empresa debe repartir utilidades? 

Si reúne dos condiciones:

1. Generar rentas de capital; por lo tanto quedan excluidas las empresas autogestionarias, las asociaciones sin fines de lucro, las microempresas y sociedades civiles de responsabilidad limitada.

2. Contar con más de 20 trabajadores.

¿A quiénes les debo pagar utilidades?

La participación en las utilidades sólo corresponde a quiénes mantienen un vínculo laboral con la empresa o los que cesaron antes de la fecha de distribución, independientemente del tipo de contrato o la duración de su jornada, quedando excluidas aquellas personas que tienen un vínculo civil, así como aquellas que se encuentran dentro de modalidades formativas laborales.

El reparto de utilidades a trabajadores destacados corresponde a su empleador y no a la empresa donde realizan sus funciones.

Para poder determinar el monto que corresponde repartir a cada trabajador, se utilizan dos criterios:

1. Las remuneraciones de cada trabajador

2. Los días efectivamente laborados.

Además, tengamos en cuenta que un trabajador sólo puede recibir como máximo el equivalente a 18 remuneraciones mensuales que se encuentren vigentes al cierre del ejercicio.

No debemos olvidar a los trabajadores que ya no mantienen vínculo laboral con la empresa pero que tienen derecho a utilidades por el correspondiente tiempo trabajado.

En este caso, recomendamos que se ponga a disposición del ex trabajador las utilidades que le correspondan a través de medios de comunicación masivos o la remisión de una carta notarial. La consignación judicial del monto de las utilidades no resulta una opción viable por 2 razones:

• Las utilidades no generan intereses moratorios sino hasta que el trabajador requiera por escrito el pago de las mismas.

• Vencido el plazo de prescripción de una deuda laboral (04 años contados desde la fecha de cese), las utilidades no cobradas se agregan al monto a distribuir por concepto de participación en las utilidades del ejercicio en el que venza dicho plazo.

¿Cómo realizar el cálculo de utilidades para cada trabajador?

1er paso: Determinar la renta anual antes de impuestos.

2do paso: Conocer el porcentaje de utilidad a repartir según el rubro de mi empresa:
– Pesqueras, telecomunicaciones e industriales: 10%
– Mineras, comercio y restaurantes: 8%
– Otras: 5%

3er paso: Realizar la operación del cálculo.

Utilidades voluntarias

Las empresas que han generado utilidades legales durante un determinado ejercicio, cuentan también con la posibilidad de mejorar las utilidades entregadas realizando un reparto voluntario o adicional.

Esta opción es muy interesante para incentivar a nuestros trabajadores y tiene un bajo costo laboral, en la medida que ninguna forma de participación en las utilidades se considera remuneración y por ende no están afectas al cálculo de beneficios sociales, ni tampoco al pago de tributos de la seguridad social.

Cabe agregar que sí están afectas al pago del impuesto a la renta de quinta categoría por parte de los trabajadores.

Nosotros recomendamos considerar el reparto de utilidades voluntarias siempre y cuando se cuente con una política previamente establecida, dado que se trata de una herramienta efectiva para una adecuada deducibilidad del gasto de la renta de tercera categoría pudiendo demostrar a la administración tributaria los criterios de causalidad, generalidad, razonabilidad y normalidad del gasto incurrido.

> LEE: Cómo hacer más eficiente la Gestión de Desempeño de los Recursos Humanos